11/03/2024

Statens Administration har i samarbejde med en række kunder udarbejdet en ny proces for indmeldelse af fejl. Det fælles arbejde udmøntes nu i en optimeret proces med det formål at skabe en bedre kundeoplevelse.

 

Konstaterer I fejl i sagsbehandlingen af indsendte løn- og refusionsbestillinger, som er forårsaget af Statens Administration, er der pr. 8. april 2024 ikke længere et krav om at indsende en bestilling i Lønportalen eller HR-sag.

 

Fra den 8. april 2024 indmelder I fejl til Kundebetjening på telefon 3392 9800 eller ved at sende en mail til loen@statens-adm.dk med teksten ”Fejlindmeldelse Løn” eller ”Fejlindmeldelse Refusion” i emnefeltet.

 

I den forbindelse fjernes blanketterne 'Løn: Fejlmelding af lønindrapportering' og 'Refusion Refusion: Fejlmelding af refusion' fra Lønportalen. I HR-sag fjernes procesnavnet 'Fejlhåndtering – fejl forårsaget af SAM'.

Statens Administration foretager fremover lønstandsning og acontoudbetaling ved fejl i sagsbehandlingen forårsaget af Statens Administration, når og hvor det er nødvendigt. I dette tilfælde behøver I som kunde derfor ikke at indsende bestillinger på lønstandsning eller acontoudbetalinger.

 

Statens Administration foretager en acontoudbetaling, når fejlen overstiger et beløb på 500 kr. netto og en lønstandsning, når fejlen overtiger et beløb på 300 kr. netto.

 

Bemærk, at I selv skal foretage lønstandsning og acontoudbetaling, hvis I ikke er regnskabskunde ved Statens Administration.

En fejl forårsaget af Statens Administration er tilfælde, hvor I som kunde har indsendt en bestilling med korrekte oplysninger/grunddokumentation, men Statens Administration har foretaget en fejl i sagsbehandlingen.

 

Mangler der derimod oplysninger i den oprindeligt indsendte bestilling, skal I som kunde fortsat indsende de manglende oplysninger på en ny bestilling til Statens Administration.

Vil I vide mere om den nye proces for indmelding af fejl, afholder Statens Administration et online gå-hjem-møde den 3. april 2024.

 

Lønkontakter i Kundeportalen modtager en invitation pr. mail, hvor tidspunkt også fremgår.

Den 1. juli 2023 trådte en ny lov om ansættelsesbeviser i kraft, som blandt andet betyder, at arbejdsgiver ved ændringer i aftalte ansættelsesvilkår skal give lønmodtager skriftligt besked hurtigst muligt eller senest på datoen, hvor ændringen træder i kraft. For at imødekomme denne ændring tilføjes der i HR-sag to nye procesnavne:

De to procesnavne er tilgængelige i HR-sag fra den 14. marts 2024.

Processen ’Ansættelsesændringer nyt ansættelsesbrev/ændringsbrev’ anvendes ved væsentlige ændringer i ansættelsesforholdet, der kræver, at medarbejderen skal have ny kontrakt, ændringsbrev eller lignende, som skal dannes i Statens HR. Det kan for eksempel være et nyt ansættelsesforhold eller andre lønændringer.

 

Statens Administration løser opgaven hurtigst muligt eller senest på ikrafttrædelsesdagen – i praksis betyder det inden for tre arbejdsdage, så husk at indsende bestillingen senest tre arbejdsdage før ikrafttrædelse. Indsendes bestillingen før kl. 12, tæller bestillingsdagen som dag 1. Indsendes bestillingen efter kl. 12, tæller bestillingsdagen som dag 0. Lønkørselsdage er undtagne, så ved indsendelse af en bestilling på lønkørselsdage tælles bestillingsdagen altid som dag 0.

 

Har I brug for at indsende større mængde ansættelsesændringer, bedes I advisere Statens Administrations Kundebetjening, så vi kan aftale en individuel håndtering af opgaven sammen med jer.

Processen 'Andre ansættelsesændringer – intet ansættelsesbrev/ændringsbrev' anvendes ved ændringer, som ikke er lønrelaterede eller uvæsentlige ændringer for ansættelsesforholdet, hvor medarbejdere ikke skal have en ny kontrakt, ændringsbrev eller lignede. Det kan for eksempel være ændring af skattekort, indbetaling til ratepension, konteringsændringer, kontingenter og så videre.

 

Procestypen følger afleveringsfristen på fem arbejdsdage inden lønkørsel. Bestillingen sagsbehandles dermed ved den kommende lønkørsel.