22/05/2025

I løbet af 2025 overgår al håndtering af købsfakturaer og -kreditnotaer fra IndFak til Statens Digitale Indkøb (SDI). Økonomistyrelsen står for systemimplementeringen og kontakter løbende institutionerne i henhold til implementeringsplanen.

For Statens Administrations kunder er der særligt to opmærksomhedspunkter ved overgangen til SDI:

Derudover anbefaler vi at gennemgå kreditor- og debitorstamkort i Navision og spærre dem, der ikke har været anvendt i længere tid.

Hvis I har behov for at sende bemærkninger til Statens Administration til den videre behandling af købsfakturaen eller -kreditnotaen, skal bemærkningen tilføjes i bemærkningsfeltet og starte med ”TIL SAM” efterfulgt af bemærkning. For eksempel ”TIL SAM: fakturaen skal udlignes i købskreditnota xx”.

 

Statens Administration har, ligesom til IndFak, udviklet en robot til SDI. Robotten er trænet til at sende købsfakturaer og -kreditnotaer til manuel behandling på baggrund af indholdet i bemærkningsfeltet. Det betyder, at hvis ikke bemærkningen starter med ”TIL SAM”, sendes købsfakturaen eller -kreditnotaen videre til Navision, uden bemærkningen kontrolleres og behandles.

I SDI kan købsfakturaer og -kreditnotaer markeres som ”fortroligt dokument”. Denne markering kan påsættes af leverandøren, hvilket kan være en fordel, hvis der er tale om for eksempel læger.

 

Markeringen bliver automatisk påsat af SDI, hvis fakturanummeret indeholder 10 cifre og dermed minder om et CPR-nummer. I disse tilfælde vil markeringen være grøn og mulig at fjerne.

 

Når Statens Administration opretter kreditorer på baggrund af købsfakturaer og købskreditnotaer, tages der ikke stilling til, om markeringen som ”fortroligt dokument”, påsat af enten leverandør eller automatisk af SDI, er nødvendig. I er derfor ansvarlige for at fjerne denne markering, når købsfakturaen og -kreditnotaen kommer til jeres håndtering.

 

Markeringen kan fjernes af en medarbejder med rollen ”Fortrolighed” i SDI. Fjernes markeringen ikke, vil Navision fjerne den potentielt fortrolige tekst og tilføje ”Renset for personfølsomme oplysninger” i beskrivelsen.

 

Har I spørgsmål, kan de rettes til jeres lokale systemadministrator. Hvis du er systemadministrator, kan du kontakte Statens Administration via Serviceportalen > Økonomi og regnskab > Statens Digitale Indkøb.

Vi anbefaler, at I gennemgår jeres kreditor- og debitorstamkort og spærrer de stamkort, der ikke har været benyttet i to år eller mere.

 

Det er muligt at bestille en kørsel til spærring af kreditorer via Kundebetjening. Det er vigtigt, at der på sagen påføres, om det er kreditorer, der ikke har været benyttet i to eller tre år fra en bestemt dato. Hvis I ikke har et bestemt ønske til dato, vælger Statens Administration datoen, hvor opgaven udføres.

 

I kan lave en tilsvarende kørsel for debitorstamkort, og I er velkomne til at bestille den på samme sag ved Kundebetjening.